Bankkontoer
Vi anbefaler at man har en egen bankkonto kun til Cloud Booking, men det er ikke et krav, man kan bruke driftskontoen til selskapet som driftskonto, men avstemming av kontoen blir litt vanskeligere.
Bookingkonto: denne håndteres 100% av Cloud Booking, både innbetalinger og utbetalinger.
Driftskonto: her overføres provisjonen som destinasjonen skal ha
Bookingkontoen er satt opp på samme måte som en skattetrekk-konto i banken. Det betyr at gebyrer og renter automatisk overføres til/fra driftskontoen i slutten av hver måned.
Dette er gjort for at Cloud Booking (CB) alltid skal kunne vite hva som er på kontoen til enhver tid. Derfor er det enkelt å sjekke at saldo på «Bankinnskudd» i regnskapsrapporten stemmer med nettbanken hver måned. Gjør den ikke det så må man finne differansen.
Regnskapshåndtering
- Når noen bestiller en et produkt via Cloud Booking hos destinasjonen så betales denne hovedsakelig med bankkort eller Vipps.
Innbetalingene kommer fra Nets inn på bookingkontoen.
Systemet har også mulighet for å sende faktura med KID, disse kommer inn som OCR-innbetalinger. - Alle innbetalingene føres som «Forskudd fra kunder» frem til avreisedato for bookingen.
- Etter avreisedatoen/aktivitetsdatoen for bookingen så avregnes bookingene, ved at provisjonen inntektsføres og leverandør-andelen føres på leverandørgjeld.
- En gang per uke så gjøres det utbetalinger fra systemet til både leverandører og til destinasjonen sin driftskonto.
Før det overføres penger til driftskontoen så blir gebyrkostnader til Nets trukket fra. - Bookingen er nå oppgjort og alle pengene er fordelt mellom leverandører og destinasjon
Nedenfor vises hvordan pengene flyttes mellom kontoer i det interne regnskapet i bookingsystemet.
| Dato | Tekst | Konto | Debet | Kredit | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|
| 20.12 | Betaling fra kunde | Bank | 1250 | 1250 | |
| 20.12 | Betaling fra kunde | Kundefordring | −1250 | −1250 | |
| 20.12 | Faktura | Kundefordring | 1250 | 0 | |
| 20.12 | Faktura | Forskudd fra kunde | −1250 | −1250 | |
| 14.02 | Avregning | Forskudd fra kunde | 1250 | 0 | |
| 14.02 | Avregning | MVA 25% | −250 | −250 | |
| 14.02 | Avregning | Salg | −1000 | −1000 | |
| 17.02 | Utbetaling* | Bank | −1250 | 0 | |
| 17.02 | Utbetaling* | Destinasjonskonto | 1250 | 1250 |
Har man leverandører i systemet vil disse også føres under «Avregning» og «Utbetaling».
Ved årsslutt nulles saldoen på destinasjonskontoen, og salgskontoene slik at alt går i 0.
Hvis det er avregnede bookinger som ikke er «utbetalt» til destinasjonskontoen så vil disse ligge på en mellomliggende konto i regnskapsrapporten.
Hvis man ikke har en egen bookingkonto så vil «utbetalingen» kun være en regnskapsmessig kontooverføring. Pengene vil da fortsatt ligge på samme konto i banken. Men da er pengene ute av regnskapet i Cloud Booking.
Regnskapsføring
De fleste tallene man trenger for å føre regnskapet finner man i Regnskapsrapporten som man finner i samlerapporten som vi sender ut en gang per måned.
Vi anbefaler at regnskapet føres en gang per måned med disse som utgangspunkt, man trenger ikke føre alle inn- og utbetalinger på bookingkontoen.
Man fører enkelt alle tall i «Endring»-kolonnen til tilsvarende konto i regnskapsystemet.
Hvis man ikke har separat bankkonto for bookingsystemet så må summen for «Bankkonto» og «Bankkonto destinasjon» føres på «Driftskonto» i regnskapet.